La gestion des notes de frais est une des tâches les plus appréhendées des gestionnaires d’entreprises. Il s’agit d’une tâche vraiment complexe et assez lourde. Mais, à l’ère des nouvelles technologies, plusieurs outils numériques ont été créés pour vous faciliter la tâche. Découvrez ici les différents outils mis à votre disposition dans ce but.
La complexité de la gestion des notes de frais
Avec l’agrandissement des entreprises, les déplacements des chefs ou des collaborateurs deviennent automatiquement nombreux. Voyage vers des succursales en province ou dans d’autres pays, déplacements pour des négociations avec les prospects, ou conférences dans d’autres villes. Il devient assez difficile de gérer les notes de tous les frais que cela engendre avec de simples classeurs Excel, ou de simples registres, comme on la fait auparavant… La gestion des frais professionnels est, en réalité est une tâche non seulement complexe, mais également coûteuse. D’ailleurs, plusieurs entités de l’entreprise sont chargées du travail de gestion. À savoir le service comptabilité, le service finance, le chef d’entreprise et parfois même d’autres collaborateurs comme les assistants. Mais depuis l’entrée dans l’ère des avancées technologiques, la gestion s’est digitalisée, grâce à différents outils tels que le logiciel les frais de déplacement. Heureusement qu’on a aujourd’hui créé des outils de gestion électronique, qui sont d’une réelle aide pour tous les professionnels. Une solution automatisée pour chaque note de frais, et qui se représente sous forme de logiciels, et encore meilleure, d’applications mobiles. Ces applications sont autant accessibles sur ordinateurs, que sur appareils mobiles, tels que des smartphones. Procurez-vous alors un logiciel de note de frais pour gagner en productivité, et du temps. Si vous voulez faire la découverte d’applications de gestion de notes de frais, veuillez aller sur Axonaut.com.
Des solutions intelligentes et économiques
La gestion digitale des notes de frais avec les nouveaux outils électroniques permet de réduire les coûts engendrés par les déplacements fréquents liés à la plus complexe des tâches RH. Un logiciel de note de fraîche gestion vous aide par contre à la gérer intelligemment. Les logiciels de gestion des notes de frais sont accessibles sur ordinateurs, sur Ios et sur des appareils mobiles. Désormais, il vous est possible de gérer votre note de frais depuis votre iPhone grâce à l’application de note de frais sur Android. Voici quelques profits qu’on peut tirer de son utilisation.
– Tout d’abord, le logiciel rend la Centralisation des dépenses professionnelles possible.
– Mais également, elle rend une Réduction des coûts tout à fait envisageable
– Il y a aussi bien sûr le gain de temps
– Le logiciel de note de frais facilite beaucoup la vie de l’entreprise
– La Création de plusieurs profils utilisateurs : chaque employé peut personnaliser l’application sur son iPhone ou son Android, selon ses besoins.
– Il est possible de définir le montant qu’un collaborateur gère
– Enregistrements des informations liées aux dépenses
– On peut envoyer des Rapports en temps réels
– Accessibilité sur ordinateurs, sur Mac, et sur Ios
– Accessibilités sur tout appareil mobile connecté
Mais le logiciel de note de frais dispose également de plusieurs fonctions avancées, parmi celles-ci :
- Inclure des paramètres, ou les supprimer ;
- Et instaurer un service de maintenance.
- Édition, impression, et envois de devis, de bons de commande, et de factures.
- Élaboration et établissement de projets…
Quel logiciel choisir ?
Il importe grandement de bien choisir un logiciel qui répond vraiment aux réels besoins de votre entreprise. Voici quelques critères dont vous devez tenir compte, en choisissant votre solution gestion de notes de frais.
- De quelles fonctionnalités le logiciel dispose-t-il ? Vérifiez bien que celui-ci vous offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour votre gestion et votre comptabilité.
- Est-il personnalisable ? Il faut que le logiciel soit paramétrable et adaptable aux besoins de chaque collaborateur. Des logiciels peuvent être personnalisables et paramétrables en quelques clics.
- La mobilité du logiciel : permet-il à son utilisateur de bien tenir sa gestion, même en déplacement ? Le logiciel idéal permet de tout gérer pendant qu’on est en déplacement : d’éditer des factures, d’envoyer des rapports, ou d’envoyer des bons de commandes… Bref, de tout faire convenablement.
Pour vous donner quand même une petite idée des autres types de logiciels de gestion de notes de frais, voici une petite sélection des solutions actuellement proposées :
- Oneexpense
- Izyfrais
- N2F
- Evoliz
- Jenjy
- Cleemy
- Concur
- Boitatruc
- Manacost
- Monintranet
- Spendesk
- Mooncard
- Expensya
- iPaidThat
Que gagne-t-on en optant pour un logiciel de gestion des notes de frais ?
Vous verrez que, au lieu de consacrer tout leur temps et toute leur énergie au traitement manuel des notes de frais, vos collaborateurs n’y verront que du feu, en le faisant sur un logiciel de note de frais. Ils seront plus enclins à fournir plus d’efforts. Et donc, ils seront plus motivés et plus productifs. La tâche auparavant contraignante et ennuyeuse deviendra un vrai plaisir pour eux, avec l’application de note de frais sur Android. En outre, avec la solution automatisée pour chaque note de frais, vos collaborateurs pourront se consacrer mieux à ce qui est vraiment essentiel à la vie d’entreprise : la productivité.
Ainsi donc, le recours aux logiciels de gestion des frais professionnels notes n’est pas qu’une tendance de l’ère de la technologie NTIC. Il représente des avantages non négligeables, et pour l’entreprise, et pour ses collaborateurs.
- Le gain de temps
- Moins d’échanges papier
- La transparence et moins d’abus
- Moins de risques d’erreurs humaines sur les rapports des notes
- L’accessibilité des notes de frais en situation de mobilité
- La dématérialisation du processus
- Une traçabilité de la gestion,
- Contrôle en temps réel des dépenses,
- La transparence de la trésorerie et de la comptabilité
Que vous soyez en tête d’une TPE, d’une PME, ou d’une grande entreprise, n’hésitez pas à adopter pour votre entreprise le logiciel de note de frais. Donnez à vos collaborateurs la solution automatisée pour chaque note de frais sur leurs appareils. Et pour vous-mêmes, ayez le bon réflexe d’installer l’application de note de frais sur Android, pour votre gestion des frais professionnels, et vous verrez que gérer votre entreprise, et gagner en productivité n’est nullement impossible. Tout cela, grâce aux nouvelles méthodes de gestion des notes de frais.