Comment établir une politique voyage ?

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Voyager est une chose merveilleuse que tout le monde devrait effectuer au moins une fois dans sa vie. Pour le plaisir, en famille ou également dans un cadre professionnel, il est dans tous les cas essentiel de l’organiser comme il faut. C’est d’ailleurs dans cet ordre que la majorité des sociétés modernes préfèrent établir un politique de voyage pour faciliter et réguler les déplacements de leurs employés. Cette idée peut cependant être assez difficile à appréhender. Par conséquent, il est important de découvrir les paramètres à considérer pour créer une politique de voyage.

Les dépenses liées aux déplacements

Avant tout, il est important de savoir qu’une politique de voyage est souvent contenue dans un document officiel de l’entreprise ayant pour but de décrire toutes les modalités www.mooncard.co lors d’un déplacement quelconque. Dans cet ordre, les dépenses figurent parmi les points les plus importants du document. En effet, dans la majorité des cas, le budget attribué au déplacement des membres de l’entreprise tient souvent la deuxième place en matière de lourdes dépenses de l’entreprise. Cela regroupe entre autres le type de transport utilisé, les frais d’hôtel et dans certains cas les indemnités de déplacement. De ce fait, afin de garder un bon contrôle de la caisse de l’entreprise, il est important d’établir dès le départ une politique claire et validée par son dirigeant. Par ailleurs, l’URSSAF ou Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales effectue très souvent des contrôles auprès des entreprises dans ce même contexte. Pour agir dans cet ordre, bon nombre d’entreprises préfèrent également définir un système de paiement unique pour tous les frais durant le déplacement des employés de la société en question.

La liberté de choisir

Que ce soit en entreprise ou pour des déplacements pour le plaisir, il est toujours préférable d’avoir le choix. Dans cet ordre, lors de l’établissement de votre politique de voyage, n’oubliez pas de laisser une certaine marge de liberté à celui ou celle qui va entreprendre les voyages. Dans ce but précis, il est par exemple préférable de lui laisser par exemple le choix de la compagnie aérienne, de l’hôtel ou également certains détails plus personnels. Il est néanmoins préférable d’établir une limite sur la classe, le nombre d’étoiles liées à l’hôtel ou encore les types de véhicules utilisés sur place par exemple. Aussi, faire connaitre une politique de voyage est tout aussi important que sa conception. Dans cet ordre, il est important d’établir une stratégie de diffusion que ce soit pour une pour les anciens ou nouveaux employés. Souvent, la plupart des sociétés mettent par exemple ce genre de document dans leurs intranets de communication.

Les bases à inclure

Sept points essentiels doivent être dans la plupart des cas trouvés dans une politique de voyage digne de ce nom. Parmi eux, il est possible de citer les réservations liées aux déplacements divers : ferroviaires, maritimes ou encore aérienne. Il en est de même pour les déplacements locations des voitures personnels à l’arrivée ou également les divers hôtels accueillant l’employé à l’arrivée. Une réglementation interne sur les autres dépenses une fois arrivées devra également être rédigée dès le départ. Un point important à mettre au clair dans ce type de document est la sécurité. Peu importe quel employé se déplace, la sécurité de la personne, mais également des matériels qu’il transporte est très importante. De même, de plus en plus de sociétés imposent dans ce contexte un processus d’approbation qui doit être suivie par les gestionnaires, mais également les collaborateurs. Dans certaines situations, il est aussi préférable d’avoir des directives claires concernant les cadeaux à recevoir ou à donner durant les déplacements.

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