Simpifier et optimiser la gestion des notes de frais

gestion des notes de frais

Dans la réalisation de leurs différentes attributions et de leurs missions, les employés d’une entreprise sont toutefois amenés à faire des dépenses professionnelles. Ces dernières peuvent être d’abord à la charge des employés eux-mêmes, mais doivent être remboursés par l’entreprise. Cependant, les remboursements des frais ne peuvent être soutenus que par le biais de l’existence de notes de frais. Par ailleurs, certains salariés abusent de cette possibilité en gonflant les dépenses d’une manière exagérée, voire suivant une procédure frauduleuse. Sachez qu’il existe des pistes de solutions de résorber ce problème et afin de réduire les éventuels risques y afférents.

Recourir à l’utilisation de logiciel de gestion des frais de notes

Il existe une multitude de solutions qui peuvent vous aider à mieux gérer vos notes de frais et pour optimiser leur gestion. Le recours à l’usage de logiciels informatiques figure parmi celles-ci. En effet, l’utilisation des logiciels de gestion des notes de frais pourrait vous offrir un gain de temps qui peut atteindre jusqu’à environ 80 %. De même, certains logiciels et des services pratiques en ligne peuvent même vous octroyer des systèmes de gestion en temps réel, tout en vous assistant dans toutes les séries de saisies automatiques et de validation des diverses pièces justificatives (l’imputation des avances, envoie des fichiers de virement, justificatifs OCR, fichiers de facturations, lettres de demande, ordre de missions, etc.).

Ainsi, afin de mieux gérer et d’obtenir une optimisation de la gestion des notes de frais, il vous est conseillé de procéder à l’usage de logiciels convenables. En fait, grâce à ces applications, vous aurez la possibilité de centraliser vos notes de frais, d’optimiser les contrôles de dépenses et de simplifier les procédures.

Recourir à l’usage des cartes de paiement des notes de frais

En plus des pistes de solution relatives à l’usage de logiciels informatiques, il vous est également possible d’utiliser des « cartes corporates » pour surveiller et contrôler les dépenses. Ce mode de paiements est lié à un portefeuille électronique qui retrace toutes les transactions d’une manière plus facile et très claire. De plus, ce traçage se fait en temps réel. Ce qui traduit que, avec ce système de paiements, vous avez le contrôle total et instantanée de tous les flux financiers, tels que les paiements des frais de repas, les frais professionnels ou la gestion des déplacements, tout en écartant les éventuels risques de gaspillage et les dépenses futiles.

Surtout, faites bien attention, il ne faut jamais permettre aux employés de recueillir directement dans la caisse de l’entreprise, surtout si la dépense est liée à des frais déplacements professionnels. Cette autorisation pourrait emmener vos employés vers un abus de la situation et vous induira dans un contexte de mauvais contrôle des flux de transactions financières. Évitez cette erreur pour ne pas commettre des gaspillages financiers qui handicaperont votre trésorerie. Ne prenez pas surtout ce risque même s’il vous est possible d’exiger un remboursement des frais en cas de dérapage ou de bavure.

Centralisez les abonnements et les pièces justificatives de chaque dépense

Une entreprise peut avoir un bon nombre d’abonnements, comme les services téléphoniques ou l’accès à l’Internet. Devant cet état de fait, veuillez mettre en place un système central dédié aux frais d’abonnements avec leurs justificatifs respectifs. Il peut s’agir, par exemple, d’une boîte e-mail dédié, d’une base de données automatisée ou d’un système de stockage connecté à votre réseau professionnel (intranet, plateforme professionnelle, etc.). Vous pouvez aussi recourir à l’usage des applications en ligne pour mettre en œuvre et rendre opérationnel ce système de centralisation. En effet, cette configuration vous permet de gagner du temps, d’avoir un suivi à l’instantané des opérations et de maximiser les contrôles de celles-ci.

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