Il revient à chaque entreprise de procéder à un remboursement des frais professionnels que les salariés ont eu à supporter dans le cadre d’une activité professionnelle ou de leur travail. Le remboursement se fait à condition qu’une note de frais soit produite et présentée. Cette dernière fait alors l’objet d’un traitement particulier en comptabilité.
Les notes de frais renvoient aux dépenses que l’employé a engagées à dessein professionnel. Tous ces frais sont exonérés de charges sociales. De ce fait, l’URSSAF est un organisme qui est chargé de faire des contrôles sur le contenu des notes de frais. Par conséquent, il est primordial pour chaque entreprise de garder minutieusement tous les justificatifs des dépenses qui ont été engagées et de gérer au mieux lesdits frais pour ne pas courir le risque de faire face à un redressement fiscal.
Dans toute entreprise, il est plus que nécessaire de mettre en place un système d’enregistrement comptable afin de rembourser les différents types de frais tels que les frais de repas, de parking, de logement, de transport public, de location de voiture, d’avion de train, les invitations, les cadeaux de clients, etc.
L’enregistrement comptable des notes de frais
Pour procéder à un enregistrement des notes de frais, il faudra les enregistrer à l’intérieur des comptes de la classe 6.
Ainsi, on aura :
Pour les remboursements de frais de missions, de déplacement, de cadeaux et de réception :
Divers comptes sont utilisés pour faire l’enregistrement des notes de frais des employés. Cela peut impliquer des dépenses comme les frais de missions, de déplacement, de cadeaux de réception, etc. Il s’agit des comptes de la classe 6 en fonction du type de la dépense. Comme exemple on peut citer :
- le compte 6251 pour les « voyages et déplacements » devra être utilisé uniquement pour les frais liés aux transports du personnel (péages, l’avion, le train).
- Le compte 6256 pour les « missions » devra donc être en mouvement quand les déplacements du collaborateur impliqueront d’autres frais supplémentaires comme le logement et la nourriture.
- Le compte 6257 dédié aux « Réceptions » devra intervenir quand par exemple un salarié a invité des clients de son entreprise à aller manger au restaurant.
- Le compte 6234 pour les « Cadeaux » englobe tout ce qui est comme articles ayant été remis gracieusement à des tiers.
L’entreprise doit alors se servir de ces comptes même si le remboursement est fondé sur le montant des dépenses réellement engagées par l’employé (une refacturation « au franc le franc ») ou alors en mettant en place et en appliquant un taux forfaitaire (par exemple les indemnités kilométriques).
Quand une partie du remboursement ou de l’indemnisation se fait sur la base des cotisations sociales (comme c’est le cas par exemple des frais de défraiements), il se peut que le compte 6414 réservé aux « indemnités et avantages divers » pour la fraction soit soumis à la cotisation sociale. La partie qui est exonérée peut donc rester dans les comptes de charges par nature.
De manière générale, les remboursements de frais sont affichés sur les bulletins de paie des employés concernés (ils sont mentionnés en bas du bulletin en « net » s’ils ne sont pas soumis à des cotisations sociales). En contrepartie, le débit d’un compte de la classe 6 est dans ces conditions, un compte 421 « Personnels – rémunérations dues », avec le montant TTC. L’entreprise pourra donc gérer son employé avec un montant de son salaire net ajouté aux remboursements de frais auxquels il peut s’y attendre.
Il faut noter que, quand une entreprise doit souscrire le relevé des frais généraux, il lui faut faire mention de tous les remboursements des frais octroyés aux salariés/dirigeants les mieux rémunérés.
Pour les remboursements des frais de transport domicile-travail :
L’entreprise devra prendre en charge une fraction des frais pour le transport (titre d’abonnement) apporté par le salarié pour tous ses déplacements entre sa résidence personnelle et son lieu de travail. La prise en charge sera à hauteur de 50% du prix du titre d’abonnement (fondée sur les tarifs de la 2e classe). Bien entendu ces remboursements sont mentionnés dans les bulletins de paie des employés. Dans le domaine de la comptabilité, les indemnités de frais de transport domicile – travail devront être comptabilisées sur le débit du compte 647 « Autres charges sociales ».
Les différents types de remboursement des notes de frais.
En terme de gestion de note de frais, on recense deux types de remboursement de frais professionnels : le remboursement des frais réel et l’indemnisation forfaitaire. De ce fait, l’utilisation des comptes vaut dans les deux types d’indemnisation. Il peut arriver que le remboursement des frais professionnels soit soumis aux cotisations sociales. Il est alors plus judicieux de se servir du compte 6441 « indemnités et avantages divers », en ce qui concerne la partie assujettie à des cotisations sociales et conserver la partie exonérée au sein des comptes de charges correspondante.
Les notes de frais professionnels remboursés aux employés s’affichent le plus souvent sur les bulletins de paie des salariés concernés :
- Dans la mesure où ils ne sont pas attribués aux cotisations sociales, le montant exact à rembourser est situé en bas du bulletin.
- À l’opposé, s’ils sont attribués aux cotisations sociales, le montant brut sera affiché en haut du bulletin. L’employeur donne alors au salarié le montant de son salaire net accompagné des indemnisations de frais qu’il a engagées.
Voici donc l’essentiel sur tout ce qui concerne la comptabilité des notes de frais. Pour une gestion plus automatisée des frais professionnels, et aussi des écritures comptables, il faut penser à se tourner vers une solution intelligente de gestion des notes de frais.